Sobre o Projeto de Pesquisa

a. Contextualização

Este Projeto de Pesquisa resulta de parceria formal entre o Ministério da Saúde (MS) e a Universidade de Brasília (UnB), visando o desenvolvimento de soluções técnicas para qualificar a gestão documental da instituição. A iniciativa surge da necessidade de enfrentar desafios estruturais relacionados à organização, preservação, acesso e destinação de grandes volumes documentais acumulados ao longo das últimas décadas.

b. Justificativa e Problema Central

O projeto responde à necessidade urgente de enfrentamento de problemas estruturais relacionados à massa documental acumulada no Ministério da Saúde (MS), estimada em mais de 27.500 caixas, muitas das quais se encontram sem classificação, em condições físicas inadequadas, com risco de perda de informação e com acesso comprometido para as áreas finalísticas. Essa situação compromete a eficiência administrativa, a prestação de contas, a formulação de políticas públicas baseadas em evidências e o cumprimento da legislação arquivística vigente.

A Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, §2º, estabelece que “cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. Esse dispositivo impõe ao Estado a obrigação de organizar e preservar os documentos públicos, garantindo o direito de acesso à informação.

Complementando esse preceito constitucional, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que institui a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, define os documentos de arquivo como bens de interesse público e social e impõe ao poder público o dever de sua adequada gestão. Em especial, o art. 25 da Lei determina que fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social.

Nesse contexto, a ausência de controle, organização e tratamento técnico dos documentos físicos constitui não apenas uma fragilidade gerencial, mas uma ameaça concreta ao patrimônio documental do Estado, cuja preservação é garantida por norma constitucional e por legislação específica. O Projeto de Pesquisa atua, portanto, como resposta técnica e estratégica a essa demanda, promovendo a proteção da memória institucional, a racionalização da gestão documental e a conformidade legal do acervo sob responsabilidade do Ministério da Saúde.

c. Abrangência e Escopo Temático

O Projeto contempla as seguintes frentes de atuação:

Meta 1 - Gerenciamento do Projeto

Gerenciamento do Projeto observando: escopo; tempo; custo; qualidade, recursos humanos; comunicação; riscos; aquisições e integração das atividades, bem como a formalização do contrato entre a Universidade de Brasília e a Fundação de Apoio contratada para apoio à execução do Projeto.

Meta 2 - Atualização do Diagnóstico

Aprimoramento do modelo de coleta, análise, processamento e disponibilização de dados sobre a realidade arquivística do MS, destacando os pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças existentes, bem como a proposição de recomendações para sanar os problemas identificados.

Desenvolver indicadores específicos para monitorar e avaliar a eficiência, eficácia das atividades arquivísticas do MS. A iniciativa servirá de base para construção de do Plano de Gestão de Documentos e Arquivos (PGD), que definirá as estratégias, projetos e ações necessárias para gestão, preservação e acesso aos documentos do Ministério.

Meta 3 - Indicadores e Planejamento

Meta 4 - Tratamento Técnico dos Documentos

Meta 5 - Solução Tecnológica

Meta 6 - Governança de Dados

Elaboração, teste e aplicação de uma linha de produção para o processamento técnico de 27.500 caixas arquivo ou cerca de 3.900 metros lineares de documentação do Ministério da Saúde, com a aplicação dos Instrumentos de gestão arquivística.

Construção de banco de dados para otimizar e dar maior consistência à coleta de dados, à atualização e recuperação das informações contidas nos conjuntos documentais, objetos de teste/piloto.

Criação de um protótipo de base de dados para estruturar e organizar os instrumentos, levantamentos e metodologias desenvolvidas nas etapas do Projeto, permitindo futuras atualizações de resultados pelo próprio MS.

d. Metodologia e Abordagem Técnica

A abordagem adotada combina técnicas da Arquivologia com metodologias de pesquisa aplicada, análise funcional das atividades institucionais, análise tipológica documental, análise de riscos e modelagem de instrumentos. O trabalho é desenvolvido em ciclos: levantamento de dados, testes metodológicos, validação institucional e entrega final dos produtos técnicos.